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成为卓越领导人的时间管理法

发布时间:2016-08-15 浏览次数: 作者:admin

成功者明显的共同特征:重视时间价值,并能持续高效地利用时间。人们对自己和生活的积极态度取决于他们能在多大程度上掌控自己的生活。


通过目标掌控时间:有目标的行动才会事半功倍

安布罗斯•比尔斯写道:“忘记目标的盲目努力只会让你事倍功半。”

(1)明确自己的目标,远大的理想才能激发你的潜能,并且要积极地相信自己的目标是可以实现的,这样才会给你带来动力。搬砖未必能坚持,但是建造伟大城堡往往能带来惊人的毅力。

Tips:从你的特长和能力出发来组织生活是获得最佳表现和成绩的关键。

(2)目标要全面,比如事业、经济、家庭,三方都要设置目标,任何的失衡都可能会让你承受巨大的压力,痛苦不堪。几个目标中需要有主要目标,它在生命中要重于其他目标,这样你就知道应该在哪个目标中投入更多的精力。

(3)诉诸笔端,把原本笼统的目标细化为更有意义的具体目标,目标要可衡量,这样才能知道完成进度及实现与否。定期回顾你的目标使你不至于跑偏。

Tips:确立目标后,你会开始吸引与自己目标一致的人和环境,你会收集有助于目标达成的想法和简介,更多地“偶遇”帮助你解决困难的书籍和文章。

(4)要时刻明白设定这些目标背后的原因,这才是你真正的人生目标和意义。如果只是疲于奔命而忘记初心,你有可能无法真正享受生活的安详和满足。

(5)为实现目标而做的每一件事承担100%的责任,拖延无理由,失败无借口。

Tips:有一个有趣的发现,当你愿意为实现自己的目标而承担全部责任时,在你通往成功的道路上就会有贵人相助。而你为自己找借口、指责别人,或依赖别人帮助,他们反而会采取忽视或躲避的态度。


卓越时间管理的本质:有序

高效人群的特有标志是良好的生活或者工作上的组织性、条理性。

墨菲定律:在你做任何事之前,你都必须先完成其他的事。

(1)计划行动。这是对目标的分解,会让你的目标看起来清晰可行。计划会逼迫你对完成一项任务思虑周全,提高成功的概率。没有计划的行动往往容易变得很鲁莽。

Tips:彼得•德鲁克说:“没有计划的行动是一切失败的原因。”用自顶而下的方式先做规划,即使计划可能有变,但是没有计划的行动会杂乱无章。

(2)使用任务清单,把需要做的工作记下来。首先,可以一目了然地看清哪些工作更重要,需要优先完成;其次,减少大脑记忆的负担,解放大脑去思考和创新;再次,避免遗漏重要事项,也便于回顾事情的完成情况。

Tips:失眠的重要原因之一就是,躺在床上忍不住想第二天要做的工作,千头万绪,一场烦恼。不如起来把他们都写在纸上,你就可以把脑子清空,美美地睡上一觉,明天照着纸上的提示去完成工作即可。

(3)养成整洁的习惯:桌面、家庭、文件。找不到需要的东西,不仅浪费时间,而且影响心情。需要重复使用的文件需要保留并且定期更新,这样才能保证每一次的工作都是在前一次的基础上进步而非从头开始。


建立正确的优先顺序:关注最重要的事情

效果是做对的事,效率是把事情做对。先选择最有意义的事情,再高效完成。

歌德说过:“永远不要让最重要的事受到最不重要的事情的支配。”

(1)工作和生活的事情都有优先级,从你的价值观出发去选择最重要的事情,才能保证所有的行动都行随我心,否则你会体验压力和冲突,不满意和不幸福也会随之而来。

Tips:如果你觉得家庭最重要,那么你需要投入更多的精力去陪伴爱人、父母、孩子,为他们多做一些事情会给你带来家庭的温暖。如果你觉得事业最重要,那么你需要投入更多的精力去完成工作的目标,实现自己的价值,影响更多的人,这会让你觉得是个很有社会价值的人。

(2)将二八法则应用到你生活的各个方面,集中精力在能给你带来80%回报的那20%的事情上。

(3)关注“重要的事情”,这些事情往往不是重复性的工作,而是可以让你“增值”的事情,他们才能真正改变你的生活。这种有意义的事情往往不“紧急”,需要你坚持花很长时间去努力。

Tips:把“精通”某项工作当作你事业上的目标,才会获得真正的快乐、成功和回报。在你需要“精通”的这个领域,你需要绝对的突出。

千万不要钟情于那些“有趣、容易、能够给你以即时满足感”的工作,它们往往不会给你带来任何的提高;当你从小事做起的时候,事情会像春天的兔子一样越来越多;当处理完紧急而重要的任务后,要及时回归到这些重要而不紧急的事情上来。 

(4)对待80%价值较低的工作,要下定决心采用不做、委托别人做或拖延完成的方式,有舍才有得。


形成高效的工作习惯:专注

苏格拉底:“如果你真想去奥林匹斯山,只需要保证你走的每一步都是朝向他的方向就行了。”

(1)一次只做一件事情,高度集中精力直到工作完成,直到精通,比完成做到更进一步。

Tips:天才的三个特质:一是,都会采用系统和有序的方法去解决问题,当有事情出错时,他们会认真分析,步步推进。二是,好奇心。永远保持开放的心态和灵活的态度,会不断地探求新鲜事物,会不断问自己“是否还有更好的答案”。三是,注意力的集中程度比普通人更深入、强烈。

(2)把时间模块化。人不可能在太短的时间内完成有意义的、创造性的工作,所以需要排出连续的、不被打扰的时间。

Tips:养成早睡早起的习惯,关键是要早起。早起容易利用好早上精力充沛的时间,而且比别人早开始工作容易获得不受打扰的时间,在琐事开始之前处理重要的事情。


克服拖延症:just do it

(1)设定目标和使用任务清单能够在一定程度上避免拖延。人往往是在最忙的时候最高效,越是繁忙,越能完成更多的事情。当看见满满的任务清单时,就已经触发了“强迫效率法则”。

(2)从重要的事情开始做。我们往往拖延的是我们最需要的做的、最重要的事情,设想你做完这件事情之后,把工作抛之脑后的幸福感,那种愉悦心情的设想能促使你更加专注。

(3)设定deadline。告诉别人你会在某个具体的时间前把工作完成,你会发现,对别人的承诺能够给予你动力。

(4)用奖励的方法培养积极的习惯。不一定要完成一件大的任务才给奖励,可以将任务拆解,每完成一步给自己一个小奖励。奖励可以很简单,比如出去走走、吃顿午饭、喝杯咖啡,如果完成了一项重要的工作,可以奖励自己买自己喜欢的东西、大吃一顿、出去郊游等等。

(5)拒绝完美主义。没有什么事情值得你一次就做的完美无瑕,必须行动且持续,你才有机会去修正和完善,光想而不行动,你永远都没有机会。


时间浪费的六大问题及应对

(1)电话干扰。在不受干扰的时间内,关掉电话;批量处理接打电话;记录电话内容,便于回复。

(2)不速之客。安排专门的会客时间;快速起身;结束交谈;避免浪费他人的时间。

(3)开会。确定是否有必要开会;写出议事日程;按时开始和结束;分配任务和期限;作好记录进行进度检查。

(4)“灭火”或其他紧急情况。一是,偶然事件快速应对,周期性危机,形成一套解决办法,以确保一般人都能应对自如。二是,弄清真相,多方了解,三思而行。三是,用笔记下来,让你保持冷静、清醒的头脑。

(5)拖延症。

(6)社交和闲谈。在合适的时间社交。

(7)优柔寡断和纠结。80%的事情第一时间作出决定;15%的事情留待稍后决定;5%的事情可以不做决定或委托给他人做决定。

Tips:走错比不动要好,走错了,你有机会及时修正,不动,你永远都不知道正确的道路在哪里。优秀的管理者与低能管理者的差异在于,前者愿意做出决定,并践行自己的判断,他们不介意出错,如果必要的话,总好过犹豫或者拖延。


汲取新知识:坚持学习

任何领域的知识量每5~7年就翻一番,要想赚的更多,就要学得更多。

(1)一个新观点可能改变你的生活。当你完成的工作越多,接触的信息越多,你所设定的目标达成的概率就越大,常常还会有意外的收获。

(2)每天至少抽出一小时阅读你的专业书籍,阅读你所在专业领域大师或者有突出成就的人的作品。阅读提高工作和生活质量的有实用知识的书籍。

(3)阅读行业新闻、行业文章,了解你这个行业正在发生着什么。学会从大量信息中搜索重要信息,只读最重要的东西。

(4)快速阅读:概览——预览——阅览——回顾。

(5)参加研讨会和行业协会,搭建领域顶尖人才的关系网。


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